Как работать с самозанятыми без рисков для бизнеса

Многие компании сотрудничают с самозанятыми — это удобно и снижает нагрузку на штат. Но налоговые органы внимательно следят за тем, чтобы такие отношения не подменяли трудовые. 

❗️Претензии могут привести к доначислению НДФЛ и страховых взносов, штрафам и внеплановым проверкам.

По оценкам экспертов, один неправильно оформленный самозанятый может обойтись бизнесу в сумму свыше миллиона рублей с учетом налогов, взносов, штрафов и пеней. 

А иногда инициаторами проверок и вовсе становятся сами исполнители, которые после завершения сотрудничества требуют признать отношения трудовыми.

⏹️ Почему контроль усилился
ФНС расширила цифровой контроль. Налоговые органы сопоставляют данные из отчетности, банковских операций, чеков самозанятых, кадровых документов и выплат физическим лицам. 

А еще активно работают комиссии по противодействию нелегальной занятости, которые передают информацию о подозрительных схемах в налоговую и трудовую инспекцию.
⏹️ На что обращают внимание контролирующие органы
Чаще всего внимание проверяющих привлекают ситуации, когда:

⏹️Исполнитель работает только с одним заказчиком
⏹️Выплаты происходят регулярно и в фиксированном размере
⏹️Массовые выплаты самозанятым (10 и более человек)
⏹️Человек подчиняется внутреннему графику компании
⏹️Компания контролирует процесс работы, а не только результат
⏹️Исполнитель выполняет постоянную трудовую функцию
⏹️Исполнитель включен во внутренние чаты и процессы наравне со штатными сотрудниками
⏹️Используется корпоративная техника, оборудование и внутренние системы учета

Чем больше таких признаков одновременно присутствует в работе компании, тем выше вероятность претензий.
⏹️ Что проверить в документах
Для снижения рисков важно регулярно анализировать кадровые и договорные документы. 

✔️ Особое внимание стоит уделить договорам ГПХ, актам выполненных работ, должностным инструкциям, переписке с исполнителями, внутренним регламентам, документам по оплате услуг, кадровым приказам и табелям.
⏹️ Как организовать сотрудничество с меньшими рисками
Полностью исключить риски невозможно, но можно их уменьшить. Для этого важно:

⏹️Формулировать задачи как конкретный результат, а не процесс
⏹️Не устанавливать график работы для исполнителя
⏹️Не включать самозанятых во внутренние кадровые системы
⏹️Оформлять конкретный объем работ
⏹️Избегать постоянной ежемесячной нагрузки без изменений
⏹️Подписывать акты по завершении этапов
⏹️Сохранять подтверждение самостоятельности исполнителя

Более безопасный вариант — когда исполнитель работает с несколькими заказчиками и самостоятельно организует свою деятельность.